Gérer les retours de mail

30 mai 2019 Mail

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Pour gérer les retours de mails, rendez-vous dans Courriers > Mailing Ciblé > Retours de mails.

Retours de mails

Sur cette page vous pourrez traiter les mails retournés suite à des problèmes de réception. Lors qu'un email est envoyé depuis votre site internet il se peut qu'il n'arrive pas à son destinataire, par exemple si sa boîte mail est pleine ou que l'email n'est plus valide. Dans une telle situation nous recevons alors un retour par email.

Plusieurs types d'erreurs

Vous pouvez voir plusieurs catégories d'erreurs dans lesquelles nous regroupons les différents retours que nous recevons afin de vous faciliter le traitement.

Cliquez sur cette icône pour afficher les mails de la catégorie.

Notez que nous nous basons sur les informations renvoyées par les serveurs de mails, il arrive que ceux-ci renvoie un code qui ne correspond pas réellement à la situation donnée (par exemple une "Erreur permanente" lorsqu'il s'agit d'un filtrage).

Pourquoi les traiter ?

Si une adresse email n'existe pas (ou plus) vous ne pourrez plus contacter ce membre. Il est possible que cette personne ai un autre email dans sa fiche, il est donc préférable de la contacter à cet autre email.
Si vous envoyez régulièrement des emails à des adresses qui n'existent pas, vous augmentez les chances que vos emails soient catégorisés comme spams.

Que faire ?

Il existe plusieurs actions possibles, cliquez sur :

pour afficher la liste des mails envoyés au contact en question,

pour afficher les détails de l'e-mail reçu. Vous pourrez visualiser le "Type d'erreur" (plus détaillé que les catégories que nous affichons), le détail de l'erreur ainsi que le message complet reçu. Ces trois informations peuvent vous être utiles pour prendre une décision sur le traitement du retour mail,

pour supprimer l'alerte du retour de mail. Aucune action ne sera effectué sur la fiche du membre. Par exemple si le retour de mail est un message automatique car la personne est en congé, il n'y a rien à faire, vous pouvez supprimer le retour.

pour sélectionner le retour mail puis sur le bouton "Traiter" en bas de page. Dans ce cas, nous supprimons l'email de la fiche de la personne. Ensuite, nous cherchons si un autre email dans sa fiche existe. Si nous trouvons un email nous la contactons à cet email pour lui indiquer que nous avons eu un retour de mail et que nous avons donc mis à jour sa fiche, en supprimant ce mail et en changeant son email de contact.

Que faire si les retours mails sont trop nombreux ?

Les retours de mail doivent être traités régulièrement après chaque envoi afin de garantir une base de données de qualité. Si cette tâche n'a pas été effectuée régulièrement, nous vous conseillons de supprimer tous les retours de mail puis de les traiter lors de votre prochain envoi d'e-mails. En effet, si une erreur est apparue quelques mois auparavant et qu'entre temps des membres ont édité leurs fiches, il se peut que le traitement d'un retour de mail ne soit plus d'actualité.